會議指引
ROOST 社群為開放原始碼專案舉辦會議，包括開放諮詢時段與工作小組。每場會議最終仍由特定專案的領導者或會議主持人決定如何進行，以下是我們盡量遵循的良好實務。
社群活動經常同時包含開放諮詢時段與工作小組會議。以下定義可供參考。
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開放諮詢時段：讓社群成員面對面交流、回答問題，並支援可能或已經採用工具的人
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工作小組：推進開放原始碼專案與開發、作成決策，以及討論特定專案或倡議
行事曆活動
所有 ROOST 社群會議都應加入 ROOST 社群行事曆（iCal 網址）。若您正在舉辦社群活動，但沒有權限新增行事曆活動，請建立 issue，我們會協助處理。
線上、虛擬或混合活動，應使用 ROOST 在行事曆活動中提供的 Google Meet。
行事曆活動說明應連結至相關專案的 GitHub Discussions 類別，而非單場活動的議程 Discussion，否則每次舉辦時都必須更新連結。
收到要求時，可透過電子郵件將特定參與者加入行事曆活動。其他參與者則可在線上查看 ROOST 社群行事曆，使用頁面底部連結加入自己的 Google Calendar，或透過 iCal 網址訂閱。
Discord 活動
每場社群活動都應建立 Discord 活動，提高能見度。地點欄位填入完整的 Google Meet 網址，包括 https://。時間與日期使用您目前所在時區，定期活動需設定活動頻率，並填寫活動說明，可從社群行事曆活動複製貼上。
請注意，Discord 不會處理日光節約時間。 活動時間似乎會依 UTC 計算，不受建立活動時所用時區影響。因此，日光節約時間變更後，可能需要編輯活動，或刪除後重新建立。
議程與公告
個別會議應至少提前 24 小時在相關專案的 GitHub Discussions 論壇公告，議程也應開放留言。例如下列論壇。
會議主持人或籌辦者也應在相關 Discord 頻道發布提醒，提高能見度。建議在約 24 小時前發布一次，並在約一小時前再次提醒。
紀錄
會議主持人或籌辦者應將 GitHub Discussion 的議程複製到協作式工作紀錄文件，例如 Google Docs。是否納入社群提出的相關議題，由主持人或籌辦者裁量。工作紀錄文件可能開放任何人編輯，因此不應廣泛公開連結，以免遭到濫用。
會議進行期間，應依循查塔姆研究所規則協作記錄。若不確定某項內容是否應記錄，應先詢問。請在會議聊天室分享文件連結，並確認參與者具有編輯權限。會議主持人或籌辦者也可分享工作紀錄畫面。
會議結束後不久，主持人或籌辦者應將紀錄複製到該活動的 GitHub Discussion 留言中，提高能見度，並視需要做輕度編輯。其他參與者可回覆已發布的紀錄，提出釐清或補充。
提示
若要以 Markdown 分享，請在 Google Docs 選取紀錄，並從內容選單選擇「Copy as Markdown」。請注意，Google Docs 即使在不需要時，也會大量加入 \ 跳脫字元，發布前可先編輯產生的 Markdown。
紀錄會發布到 GitHub Discussions，因此可善用 GitHub 特有的 Markdown 功能，例如以編號連結 issue／PR（#123），以及使用 GitHub 使用者名稱的 @mention。
Google Docs 的工作指派功能對 ROOST 員工很方便，但對其他參與者的幫助較小。可行時，應在紀錄的行動項目中 @mention GitHub 使用者名稱。